Luettavissa 3 minuutissa

Mitä maksaa? Osa 3: Lisäkustannusten ennaltaehkäisy

Mitä maksaa -blogisarjassa aiemmin pohdittua:

Tarve ja tahto – Yrityksen sisäinen tarve mainostoimistolle

Vertailu ja kilpailutus – Strategista vai taktista markkinointia?

Tässä osassa perehdyn vaiheeseen, jolloin varsinainen yhteistyö aloitetaan. Speksit ja toimintatavat, jotka jo projektin alussa määritellään, vaikuttavat ratkaisevasti koko projektin onnistumiseen.

Viisi keinoa, joilla voi välttää projektiyllätykset ja pettymykset

1. Ymmärryksen välittäminen

Markkinointiprojektin tavoitteet tulevat toki selville jo asiakkaan tarjouspyynnössä / briiffissä, mutta mitä laajempi työ, sitä syvällisempää aloituspalaveria yleensä tarvitaan asiakkaan ja toimiston kesken. Toimiston tulee saada selkeä käsitys yrityksestä, palvelusta tai tuotteesta sekä siitä, mikä on lopullinen tavoite esim. brändityössä tai myynnissä.

Toimiston tulee kysellä suunnitteluun ja sisältöön vaikuttavia asioita, mutta on toki myös yrityksen vastuulla kertoa ne oleelliset asiat, joita toimisto ei huomaa kysyä.

2. Suunnittelun puitteiden määrittely

Yrityksesi tulisi määritellä toimistolle, missä määrin suunnittelijoiden tulee noudattaa tiettyjä linjauksia, kuten brändiohjeistoa, graafista ohjeistoa jne. Missä asioissa on vapaat kädet, mikä on kiellettyä, sallittua tai suositeltavaa?

Myös toimiston tulisi määritellä yritykselle, mikä suunnittelussa on mahdollista ja mikä ei. Tai millaiset asiat tuovat mahdollisia lisäkustannuksia. Kyseisiä muutoksia ilmenee joskus myöhemmin projektin aikana, mutta niistä tiedottaminen ja kustannusten sopiminen pitäisi tapahtua asiakkaan kanssa heti, eikä loppulaskun yhteydessä.

3. Aikataulujen sekä vastuuhenkilöiden määrittely

Julkaisu-deadlinen lisäksi tulisi määritellä kommentointikierrosten määrä ja työvaiheiden deadlinet sekä toimiston että yrityksen päässä. Monet projektit venyvät siksi, että näistä sisäisistä aikatauluista lipsutaan jomman kumman tai kummankin toimesta. Sen vuoksi olisi hyvä käydä jo alussa läpi, mitkä ovat lipsumisen mahdolliset seuraukset.

Projektilla (tai sen osilla) tulisi olla vastuuhenkilöt sekä yrityksen että toimiston päässä. He vastaavat, että projekti etenee ajallaan, ja että kaikki tiimin jäsenet ovat perillä meneillään olevista asioista.

4. Design-perustelut

Kun saat toimistolta materiaalia kommentoitavaksi, sinun tulisi saada samalla perustelut, miksi tietyt suunnittelupäätökset on tehty esimerkiksi sisällön tai ulkoasun suhteen. Näin voit paremmin peilata, vastaako tuotos projektin lopullista tavoitetta.

Perustelut koskevat myös yritystä. Muutoskommenttien ei tulisi ainakaan lähtökohtaisesti perustua henkilökohtaisiin mielipiteisiin, kuten: ”en oikein tykkää tuosta väristä” / ”tuo on hirveä, kokeile jotain muuta”. Makuasioiden sijaan tulisi perustella, miksi tietty muutos tarvitaan – pohjautuen esim. yritysbrändiin, strategiaan ja projektitavoitteeseen.

5. Iteroinnin määrä

Vaadi toimistolta huolellisuutta ja tarkkuutta. Jos toimiston puolelta tulee huolimattomuusvirheitä, kuten typoja tai versionhallintaongelmia, asiakkaan ei kuulu maksaa näistä virheistä. Toimiston olisi myös hyvä dokumentoida kirjallisesti esimerkiksi puhelimessa käydyt muutokset, jotta niihin on mahdollista palata myöhemmin.

Korjauskierrosten määrä vähenee, kun sekä yritys että toimisto kokoavat esim. sisältömateriaalit tai muutoslistat yhteen pakettiin – sen sijaan, että viestintä tapahtuisi pienissä palasissa, usean eri kanavan tai henkilön kautta.

Tiivistettynä

Lähes aina projekteissa tulee vastaan pari muuttujaa, jotka vaikuttavat aikatauluun, budjettiin tai koko lopputuotoksen sisältöön. Mutta kun nämä asiat tiedostetaan ja puidaan yhdessä läpi, vältytään mielensäpahoittamiselta siinä vaiheessa, kun on aika puhua laskusta. Asiakkaan tulee olla valmis korvaamaan asiakkaan taholta johtuneet lisätyöt, mutta myös toimiston tulee olla valmis hyvittämään asiat, jotka suunnittelupuolella menivät mönkään. Vain avoimella viestinnällä saavutetaan luottamus, joka mahdollistaa sen, että yhteistyö jatkuu seuraavassakin projektissa.

Seuraavan, viimeisen osan aiheena on projektin loppuvaihe, jolloin asiakas istuu lasku kädessä ja pohtii, oliko kaikki tämän arvoista. 

Viimeisimmät artikkelit

Podcast
20.10.2021
Jakso 2: Kuka puhuu, kenelle ja miksi? Haussa käänteentekevä tone of voice
Lue lisää
Rekry
05.10.2021
Etsimme WordPress-kehittäjiä
Lue lisää
Podcast
05.10.2021
Jakso 1. Käsissä langat, palapelin palat ja pallo – vai miten se markkinoinnin johtaminen menikään?
Lue lisää
Ihmiset
03.09.2021
Miiro Paananen
Lue lisää
Blogi
30.08.2021
Kasvamme kasvattaaksemme
Lue lisää
Case
21.05.2021
Långvik: Wellness verkossa
Lue lisää
Ihmiset
17.05.2021
Pinja Hänninen
Lue lisää
Ihmiset
17.05.2021
Erika Lindström
Lue lisää
Blogi
14.05.2021
Miten käy mainostajien kun keksipurkki tyhjenee?
Lue lisää
Blogi
27.04.2021
Suppilomainonta kuljettaa käyttäjän askel kerrallaan kohti konvertoitumista
Lue lisää
Blogi
06.04.2021
Kansainvälistyvän yrityksen verkkosivuston muutos – ota nämä huomioon
Lue lisää
Blogi
29.03.2021
Mitä tehdä sivustolle, kun Suomen markkinat jäävät liian pieneksi?
Lue lisää